0
Kā būvniecības un apsaimniekošanas uzņēmumi var efektīvāk vadīt darbus un organizēt dokumentus
Dokumenti būvniecībā un apsaimniekošanā nav tikai papīrs – tas ir pamats jebkuram projektam. Līgumi, tāmes, pieņemšanas – nodošanas akti, rēķini, fotofiksācijas tiek nepārtraukti sagatavoti, atjaunoti un pārvietoti, lai darbi virzītos uz priekšu.
Un tad pienāk brīdis, kad nepieciešams atrast konkrētu dokumentu, piemēram, 2022. gada oktobrī parakstīto līguma pielikumu, un neviens vairs neatceras, kur tas glabājas: e-pastā, datorā, mapē “old” vai pie kolēģa, kurš vairs nestrādā uzņēmumā.
Arvien vairāk Latvijas uzņēmumu šīm vajadzībām izmanto Failiem.lv biznesa risinājumus, kas nodrošina Dokumentu un darbu vadību (DVS) un īpaši ērtus rīkus dokumentu e-parakstīšanai un saskaņošanai.
Šajā rakstā neatradīsiet sarežģītas tehniskas specifikācijas – galvenais uzsvars ir uz praktisku skaidrojumu, kā digitāla dokumentu un darba plūsma palīdz būvniecības un apsaimniekošanas uzņēmumiem strādāt ātrāk un sakārtotāk.
Kā saglabāt kārtību projektos un komandās
Būvniecībā reti ir tikai viens projekts. Parasti ir desmitiem objektu, vairākas komandas, apakšuzņēmēji, projektētāji, būvuzraugi un klienti ar dažādām prasībām.
Dokumenti cirkulē starp visiem iesaistītajiem. Bez vienotas sistēmas tie ātri “pazūd” starp e-pastiem, mapēm, kolēģu datoriem, whatsapp sarakstēm utml. Kad pēkšņi nepieciešams atrast konkrētu dokumentu, sākas ilga meklēšana, laiks iet, un pastāv risks, palaists garām ko svarīgu. Digitāla dokumentu pārvaldība ļauj visu saglabāt vienuviet, ar skaidriem piekļuves noteikumiem un pārskatāmu struktūru.
Saskaņošana bez kavēšanās
Viena no biežākajām problēmām projektu vadībā ir aizkavēta dokumentu saskaņošana – kamēr viens nav apstiprinājis, nākamais nevar turpināt, un mutisks aicinājums saskaņot nereti aizmirstas ikdienas uzdevumu gūzmā.
Digitālais vīzēšanas process šo atrisina vienkārši un pārskatāmi: dokumentus var nosūtīt visiem saskaņotājiem vienlaikus, sistēma automātiski atgādina par nesaskaņotajiem dokumentiem, ļauj redzēt, kurš jau pievienojis komentārus vai apstiprinājumu, un apkopot visas izmaiņas vienuviet.
Vairs nav jāraksta atkārtoti atgādinājuma e-pasti vai jāzvana kolēģiem, lai precizētu, kad kas tika sūtīts. Lēmumi virzās uz priekšu ātrāk, un kļūdu risks komunikācijā būtiski samazinās.
Ātrāka un ērtāka e-parakstīšana
Būvniecības un apsaimniekošanas nozarē dokumentu parakstīšana bieži aizņem vairākas dienas, jo cilvēki nav vienuviet un kādam uzreiz nav pieejams dators.
Ar Failiem.lv platformu EDOC dokumentus var uzreiz atvērt, pārskatīt un pārbaudīt, neinstalējot papildu programmas, tāpēc par saturu un parakstiem var pārliecināties uzreiz. Dokumentus var parakstīt ar eParaksts mobile, eID vai Smart-ID, un paraksta saiti var nosūtīt visām iesaistītajām personām vienlaikus. Katrs paraksta sev ērtā laikā, un sistēma automātiski apkopo rezultātus, parādot, kurš un kad dokumentu ir parakstījis. Tādā veidā nav nepieciešams gaidīt, kamēr viens pabeigs, lai nosūtītu nākamajam.
Ja mēneša beigās sakrājas desmitiem dokumentu, tos var parakstīt vienā piegājienā, nevis atsevišķi atverot katru. Tas īpaši noder uzņēmumiem ar vairākām struktūrvienībām vai lieliem apjoma rēķiniem un aktiem.
Pēc parakstīšanas dokumentus var lejupielādēt gan EDOC, gan PDF formātā – atkarībā no tā, kam un kur tie jānodod tālāk.
Šī pieeja nevis “revolucionē” procesu, bet vienkārši noņem ikdienas šķēršļus, kas līdz šim radīja nevajadzīgus kavējumus, padarot darbu ātrāku un ērtāku.
Sakārtots komandas darbs
Darba procesā uzdevumi nemitīgi mainās – defektu novēršana, papildu darbi, pārbaudes, piegādes, saziņa ar iedzīvotājiem vai pasūtītājiem. Pieraksti uz papīra, “noutos” vai ziņu lietotnēs izšķirošā brīdī var radīt pārpratumus un kavēšanos.
Darbu vadības sistēmā katram uzdevumam var piešķirt atbildīgos, norādīt termiņus, pievienot fotofiksācijas, aktus un dokumentus, sekot statusam un kavējumiem, kā arī pārskatīt visas izmaiņas vienuviet. Vadītāji var koordinēt darbu vairākos objektos vienlaikus un būt droši, ka nekas netiek kavēts vai aizmirsts.
Failiem.lv darbu vadības sistēma ļauj organizēt uzdevumus konkrētu projektu vai objektu ietvaros, tādējādi katrā no tiem redzami tikai attiecīgajam projektam piesaistītie darbi. Tas novērš sajukumu un ļauj katram koncentrēties tieši uz sev svarīgo. Konkrētam uzdevumam var pievienot arī ārējos sekotājus – klientus, iedzīvotājus vai sadarbības partnerus, lai visi iesaistītie redzētu aktuālo progresu un būtu informēti bez liekas saziņas.
Mazāk haosa, ātrāka komunikācija un drošāki procesi
Digitāla dokumentu un darba vadības sistēma nav tikai par failu glabāšanu, tā būtiski uzlabo ikdienas darba organizāciju. Tā ļauj:
- pieņemt lēmumus ātrāk, pateicoties pārskatāmai un centralizētai informācijai,
- būt lietas kursā par notiekošo projektos un uzdevumu statusu,
- samazināt atkarību no e-pastiem, papīra mapēm un dažādām ziņu platformām,
- droši piekļūt informācijai gan no biroja, gan objektos, jebkurā laikā,
- efektīvāk sadarboties komandā, skaidri deleģējot uzdevumus un sekojot progresam,
- iesaistīt arī klientus un sadarbības partnerus, nodrošinot viņiem aktuālu pārskatu par projektiem.
Rezultāts ir modernāka darba organizācija, mazāks stress, īsā laikā paveikti uzdevumi un lielāka caurspīdība visā procesā.
Failiem.lv – noderīgs risinājums arī uzņēmumiem
Failiem.lv daudzi pazīst kā ērtu rīku failu glabāšanai un koplietošanai, bet uzņēmumiem platforma piedāvā daudz plašākas iespējas. Dokumentu pārvaldība, saskaņošana, e-parakstīšana un uzdevumu vadība palīdz komandām strādāt ātrāk un pārskatāmāk, neatkarīgi no tā, vai darbs notiek birojā vai objektos.
Failiem.lv DVS ir vienkārši lietojams, gatavs darbam praktiski uzreiz. Vajadzības gadījumā iespējami arī specifiski pielāgojumi. Tas ir rīks, kas padara darba procesus efektīvākus, pārskatāmākus un labāk organizētus.
Vairāk par Failiem.lv Biznesa risinājumiem uzzini te: https://failiem.lv/biznesam
