Monthly Archives: December 2020

What should the employer know when starting the construction project?

Posted on by
Reply

The construction industry can introduce principles, methods and standards that will bring the industry as a whole closer to an efficient construction process and a wise use of resources (time and money).

In this article, we will look at a number of principles relating to the construction process that are most relevant for public procurers.

Golden Principles in Contracts

The Latvian Construction Council has agreed that FIDIC standard contracts will be applied in public procurements above EUR 5 million. It should be remembered that the method of construction project delivery chosen for each individual project will also provide the opportunity to choose the most appropriate FIDIC contract template, the general terms of which can be adapted to the specific situation. This is in order to avoid the situation often seen in practice where changes to the FIDIC Standard Contract effectively make it a “patchwork of rules”, thereby losing the fundamental principles embodied in FIDIC contracts. It would be useful to follow the FIDIC “Golden Principles” when carrying out this work.

The FIDIC Golden Principles are as follows:

  1. The duties, rights, obligations, roles and responsibilities of all the Contract Participants must be generally as implied in the General Conditions, and appropriate to the requirements of the project.
  2. The Particular Conditions must be drafted clearly and unambiguously.
  3. The Particular Conditions must not change the balance of risk/reward allocation provided for in the General Conditions.
  4. All time periods specified in the Contract for Contract Participants to perform their obligations must be of reasonable duration.
  5. Unless there is a conflict with the governing law of the Contract, all formal disputes must be referred to a Dispute Avoidance/Adjudication Board (or a Dispute Adjudication Board, if applicable) for a provisionally binding decision as a condition precedent to arbitration.

How to replace the lowest price while making the process efficient?

There has been a debate at various levels and in various forms, including in the European Parliament, on how and with whom to replace the lowest price principle. It is undeniable that this has primarily focused on the public sector and the public procurement system.

EFCA, as the representative organisation for FIDIC in Europe, has published material on the most economically advantageous tender (MEAT). EFCA’s methodology for achieving the correct MEAT criteria is based on a systematic five-step approach:

  1. Formulate main project goals.
  2. Derive possible quality criteria.
  3. Choose a maximum of 4 criteria.
  4. Attribute weights to the criteria.
  5. Test the set by performing a crash test.

When defining the objectives of a project, it is important to define their nature. There are two types of objectives:

  1. related to the product, the project;
  2. related to the project implementation process.

The project objectives may include various criteria, but the authors consider it important to define how and for how long the construction process will take place.

The second step is to obtain possible quality criteria. The range of criteria can be very wide in order to obtain the best tender. The most important thing is that the criteria are relevant to the project and its objectives. The following aspects should be taken into account when formulating the quality criteria:

  • they must be linked to the contract;
  • ensure non-discriminatory application without the possibility of arbitrary decisions;
  • information on the partners submitting a tender must be verifiable;
  • the selection guidelines must provide sufficient information to tenderers;
  • the evaluation of quality criteria must be sound and effective;
  • the possibility of a stepwise evaluation is needed to allow a real ranking of the quality of tenders instead of a yes/no mark for a requirement;
  • the same aspects should not be used in the selection in a two-stage procurement procedure;
  • the criteria impose costs on tenderers: the more and more complex the criteria, the higher the transaction costs;
  • innovation is not a criterion in itself, but if it is wanted in a project, innovations should be assessed on the added value
  • they bring to the project’s objectives.

The award criteria are developed differently depending on whether the contract focuses on consultancy or planning services. The eight different sectors in which criteria can be set are listed below:

  1. functionality;
  2. accessibility;
  3. aesthetics;
  4. sustainability of the product;
  5. process sustainability;
  6. life cycle costing;
  7. risk management, which includes feasibility studies;
  8. environment.

The quality criteria must be clearly described in the tender documents so that tenderers know what the requirements are and how they will be assessed and reviewed.

EFCA points out that care should be taken in the selection of criteria. Once the award criteria have been developed, their number should be limited, primarily for statistical reasons. The more criteria, the greater the dampening effect. The result will be that price, which is undeniably one of the award criteria, will have an increasing influence. The maximum number of criteria recommended is four, with price as the fifth criterion.

Money is an important reason for limiting the criteria. For applicants, meeting the criteria requires effort, time and therefore money. The more criteria, the higher the transaction costs. At this stage it is important to understand the chosen criteria and to discuss them with the contracted engineering consultant, as depending on the planned project, location and other criteria, a number of design and quality criteria may not be necessary. Any selection elements will always cost money, so it is important that the engineering consultant engaged has sufficient experience in the construction area in which the project will be carried out.

After selecting the four criteria, each of them should be given a relative weight. The first decision to be taken is the price/quality ratio. Many arguments can be put forward, but there is a general view that quality has a significant influence if price and quality are given equal weight. It is essentially a question of proportionality.

The final step is the so-called “crash” test, which can be carried out by asking the following questions:

  1. how big is the price difference between the lowest bidder and the highest bidder?
  2. how big is the financial difference if two bidders perform almost identically?
  3. how much are you willing to pay if the second bidder is of higher quality and the lowest bidder does not win?

This test can help you understand the impact of quality on costs and the project as a whole. If quality is too expensive to allocate, you can adjust the price/quality ratio accordingly.

Construction methods

It is important to understand the methods that will be used in the construction industry to deliver a construction project. Each method has its advantages and disadvantages. The choice of the construction delivery method is an important stage in project planning and certainly the choice of method needs to be considered in conjunction with the applicable contractual provisions, selection criteria, etc.

The project delivery method is the system of practical arrangements for organising, managing and financing the activities associated with the implementation of a project: pre-project stage, project design, procurement of works, construction works and operation and management of the structure. Each project delivery method has a different pattern of contractual relations between the actors involved in the construction process.

The main criteria for selecting a method are safety, cost, quality, time, site context and relevance to the intended objectives, as well as an assessment of all risks. Closely linked to the project delivery method are the procurement strategy, contract terms, payment methods and the architect’s form of project government and coordination.

The main construction methods are:

  1. Design – Bid – Build (BDB);
  2. Construction Management (CM); 
  3. Design – Build (DB); 
  4. Integrated Project Delivery (IPD).

Conclusion

The most important things to think about in this article are time and money. In particular, how are these resources managed in public (and not only) procurement, and are the professionals who have an employment relationship with the client always really professionals whose expertise is such that, whatever they are planning to build – a school or a bridge – they understand and know how to do it most efficiently? The answer to this question can be found in the statistics on the projects carried out by each individual client – how often the client has extended the time limit for construction (project implementation) and made additional payments in relation to the originally agreed procurement amount.

Kas jāzina pasūtītājam, uzsākot būvniecības ieceri?

Posted on by
Reply

Autori ir pārliecināti, ka būvniecības nozarē var ieviest principus, metodes, standartus, kas nozari kopumā tuvinās efektīvai būvniecības procesa norisei un saprātīgai resursu (laika un naudas) izmantošanai.

Šajā rakstā autori apraksta vairākus principus attiecībā uz būvniecības procesu, ko visvairāk vajadzētu apgūt tieši publiskā pasūtījuma veicējiem.

Zelta principi līgumos

Latvijas Būvniecības padomē panākta vienošanās, ka publiskajos iepirkumos virs 5 miljoniem euro tiks piemēroti FIDIC tipveida līgumi. Jāatceras, ka katram atsevišķam projektam izvēlētā būvniecības projekta realizācijas metode sniegs iespēju izvēlēties arī piemērotāko FIDIC līguma veidni, kuras vispārīgos noteikumus varēs pielāgot konkrētajai situācijai. Lai nerastos praksē nereti redzētais, ka veiktās izmaiņas faktiski FIDIC tipveida līgumu padara par “normu savārstījumu pēc patikas”, tādejādi zaudējot FIDIC līgumos iestrādātos pamatprincipus. Veicot minēto darbu būtu lietderīgi ievērot FIDIC “Zelta principus”.

FIDIC Zelta principi ir sekojoši:

  1. līguma dalībnieku pienākumiem, tiesībām, pienākumiem, lomām un pienākumiem kopumā jāatbilst vispārīgajiem nosacījumiem un jāatbilst projekta prasībām;
  2. īpašie nosacījumi jāizstrādā skaidri un nepārprotami;
  3. īpašie nosacījumi nedrīkst mainīt vispārīgajos nosacījumos paredzēto riska/atlīdzības sadalījuma līdzsvaru;
  4. lai izpildītu savas saistības, līgumā noteiktajiem termiņiem jābūt saprātīgiem;
  5. ja vien nav pretrunas ar līguma reglamentējošajiem tiesību aktiem, visi oficiālie strīdi ir jānodod Strīdu izšķiršanas padomei;
  6. svarīgi, ka risku pārvalda tas, kurš labāk to var administrēt. Tādā veidā plānotais būvniecības process noritēs savu gaitu, un tā izpildes laikā nebūs pretrunas starp faktiskajām darbībām, atbildībām un to, kā tam vajadzētu notikt. 

Kā aizstāt zemāko cenu, padarot procesu efektīvu?

Dažādās formās un līmeņos, tajā skaitā Eiropas Parlamentā ir notikusi diskusija par to, kā un ar ko aizstāt zemākās cenas principu. Nenoliedzami, ka primāri tas ticis vērsts uz sabiedrisko sektoru un publisko iepirkumu sistēmu.

EFCA, kas kā organizācija pārstāv FIDIC organizāciju Eiropā, publicēts materiāls par saimnieciski visizdevīgāko piedāvājumu (MEAT). EFCA metodika pareizu MEAT kritēriju sasniegšanai, ir balstīta uz sistemātisku piecu pakāpju pieeju: 

  1. galveno projekta mērķu formulēšana; 
  2. iespējamo kvalitātes kritēriju ieguve; 
  3. četru būtiskāko kritēriju izvēle no iegūtajiem kritērijiem; 
  4. nozīmes (svara) piešķiršana kritērijiem;
  5. pārbaudes veikšana, izmantojot tā saucamo “avāriju testu”.

Nosakot projekta mērķus, svarīgi ir definēt to veidu. Pastāv divu veidu mērķi: 

  1. saistīti ar produktu, realizēto projektu; 
  2. saistīti ar projekta realizācijas procesu.

Pie projekta mērķiem var uzskaitīt dažādus kritērijus, taču autoru ieskatā svarīgi ir definēt, kā un cik ilgi norisināsies būvniecības process.

Otrā soļa uzdevums ir iegūt iespējamos kvalitātes kritērijus. Kritēriju klāsts var būt ļoti plašs, lai konkursā iegūtu labāko piedāvājumu. Svarīgākais ir, lai  kritēriji atbilst projektam un tā mērķiem. Formulējot kvalitātes kritērijus, jāņem vērā šādi aspekti:

  • tiem jābūt saistītiem ar līgumu;
  • jānodrošina nediskriminējoša piemērošana bez iespējas pieņemt patvaļīgu lēmums;
  • informācijai par partneriem, kas iesniedz piedāvājumu, jābūt pārbaudāmai; 
  • atlases vadlīnijām jāsniedz pietiekami daudz informācijas pretendentiem;
  • kvalitātes kritēriju izvērtēšanai jābūt pārdomātai un efektīvai;
  • nepieciešama pakāpeniskas vērtēšanas iespēja, lai būtu iespējama reāla piedāvājumu kvalitātes klasifikācija, tā vietā, lai piešķirtu jā / nē atzīmes par kādas prasības izpildi;
  • divpakāpju iepirkuma procedūrā atlasē nedrīkst izmantot tos pašus aspektus;
  • kritēriji pretendentiem rada izmaksas – jo vairāk un sarežģītāki kritēriji, jo augstākas ir darījuma izmaksas;
  • inovācija pati par sevi nav kritērijs, taču, ja to vēlas projektā, inovācijas jānovērtē pēc to sniegtās pievienotās vērtības projekta mērķiem.

Piešķiršanas kritēriji tiek izstrādāti atšķirīgi atkarībā no tā, vai līgumā galvenā uzmanība tiek pievērsta konsultāciju vai plānošanas pakalpojumiem. Turpinājumā uzskaitīti astoņi dažādi sektori, kuros var noteikt kritērijus: 

  1. funkcionalitāte;
  2. pieejamība;
  3. estētika;
  4. produkta ilgtspēja;
  5. procesa ilgtspēja;
  6. dzīves cikla izmaksa;
  7. risku pārvaldība, pie kuriem tiek pieskaitīta arī priekšizpēte;
  8. vide.

Kvalitātes kritēriji ir skaidri jāapraksta konkursa dokumentācijā, lai pretendenti zinātu, kādas ir prasības un kā tās tiks vērtētas un pārskatītas.

EFCA norāda, ka kritēriju atlasē jābūt uzmanīgiem. Pēc piešķiršanas kritēriju izstrādes to skaits ir jāierobežo, pirmkārt, statistisku iemeslu dēļ. Jo vairāk kritēriju, jo lielāks ir slāpēšanas efekts. Rezultāts būs tāds, ka cenai, kas nenoliedzami ir viens no piešķiršanas kritērijiem, būs arvien lielāka ietekme. Maksimālais ieteicamais kritēriju skaits ir četri, cena kā piektais kritērijs.

Būtisks iemesls kritēriju ierobežošanai ir nauda. Pretendentiem kritēriju izpilde prasa pūles, laiku un līdz ar to arī naudu. Jo vairāk kritēriju, jo augstākas ir darījuma izmaksas. Šajā posmā ir svarīgi saprast izvēlētos kritērijus un tos apspriest ar piesaistīto inženierkonsultantu, tā kā atkarībā no plānotā projekta, vietas un citiem kritērijiem virkne nepieciešamo projekta un kvalitātes kritēriju var nebūt nepieciešami. Jebkuri atlases elementi vienmēr maksās naudu, tāpēc ir svarīgi, ka piesaistītais inženierkonsultants ir ar pietiekamu pieredzi būvniecības jomā, kurā tiks realizēts projekts.

Pēc četru kritēriju izvēles, katram no tiem ir jāpiešķir relatīvais svars. Pirmais lēmums jāpieņem par cenas un kvalitātes attiecību. Var minēt daudz argumentu, taču pastāv vispārējs viedoklis, ka kvalitātei ir būtiska ietekme, ja cenai un kvalitātei tiek piemērots vienāds svars. Būtībā runa ir par samērīgumu.

Pēdējais solis ir tā saucamais “avārijas” tests, ko var veikt uzdodot sekojošus jautājumus:

  • cik liela ir cenu atšķirība starp zemāko solītāju un pretendentu, kas piedāvā visaugstāko kvalitāti? 
  • cik liela ir finansiālā atšķirība, ja divi pretendenti uzrāda gandrīz vienādus rādītājus?
  • cik daudz esat gatavi maksāt, ja otrajam solītājam būtu augstāka kvalitāte un zemākās cenas pretendents neuzvarētu?

Izmantojot šo testu, var saprast kvalitātes ietekmi uz izmaksām un projektu kopumā. Ja kvalitātes piešķiršana ir pārāk dārga, varat attiecīgi pielāgot cenas un kvalitātes attiecību.

Būvniecības metodes

Autori vairākkārt uzsvēruši, ka ir būtiski saprast, kādas būvniecības projekta īstenošanas metodes tiks izmantotas būvniecības nozarē. Katrai metodei ir savas priekšrocības un mīnusi. Būvniecības īstenošanas metodes izvēle ir svarīgs posms, plānojot projektu un noteikti metodes izvēle ir jāskatās kopā ar piemērojamiem līgumu noteikumiem, atlases kritērijiem utt. 

Projekta īstenošanas metode ir praktisko pasākumu sistēma, ar kuru tiek organizētas, vadītas un finansētas ar projekta īstenošanu saistītas darbības – pirmsprojekta stadija, projekta izstrāde, būvdarbu iepirkums, būvdarbi un būves ekspluatācija un apsaimniekošana. Katrai projekta īstenošanas metodei ir atšķirīgs būvniecības procesā iesaistīto dalībnieku līgumsaistību modelis. 

Metodes galvenie izvēles kritēriji ir drošība, izmaksas, kvalitāte, laiks, vietas konteksts un atbilstība plānotiem mērķiem, kā arī visu risku novērtējums. Ar projekta īstenošanas metodi ir cieši saistīta iepirkuma stratēģija, līgumu noteikumi, maksājumu veidi un arhitekta īstenotā projekta valdības un koordinācijas forma.

Galvenās būvniecības īstenošanas metodes ir: 

  1. projekts – iepirkums – būvdarbi (Design – Bid – Build (BDB));
  2. būvniecības vadība (Construction Management (CM)); 
  3. projekts – būvdarbi (Design – Build (DB)); 
  4. integrētā būvniecības īstenošana (Integrated Project Delivery (IPD)).

Apdrošināšanai jāatbilst izvēlētajai metodei 

Autori rakstā uzsvēruši, ka būtiski ir saglabāt līdzsvaru starp līdzējiem un risku pārvaldību būtu jāuztic tam, kurš ar to labāk var tikt galā. Tas nozīmē, ka apdrošināšana, kas tiek nodrošināta būvniecības procesā, nevar būt vienāda visiem gadījumiem un tā ir jārada, lai apdrošinātie riski atbilstu būvniecības īstenošanas metodes  un piemēroto līgumu būtībai un specifikai. Autoru ieskatā Latvijā būvniecības nozarē esošā apdrošināšanas sistēma ir tālu no vēlamā rezultāta. 

Zvērināta advokāte L.Laviņa kā atsevišķu problēmu izceļ normatīvā regulējuma būtību. L.Laviņa norāda, ka “problēma ir tajā, ka normatīvais regulējums, nosakot apdrošināšanas būvniecībā obligātumu, ir definējis tās ārējo ietvaru, bet polises saturu jeb segumu atstājot brīvā tirgus ziņā. Tādējādi jau gadiem normatīvais regulējums atļauj veidot un iegādāties obligātās apdrošināšanas būvniecībā polises, kuras formāli atbilst normatīvajā regulējumā izvirzītajām prasībām, bet patiesībā ir ne kas cits, kā vien butaforija, jo tās segums, raugoties no reālajiem riskiem, ir nulles vērtībā. Turklāt apdrošināšanas nozare Civillikumā ietverto zaudējumu jēgu un būtību ir modificējusi tiktāl, ka vienota to izpratne pat pašu apdrošinātāju vidū nepastāv”.

Autori pauž viedokli, ka apdrošināšanas mehānismiem būtu jābūt tādiem, ka apdrošinātais risks atbilst katra konkrētā projekta specifikai un izvēlētajai realizēšanas metodei. Turklāt, būtiski ir saprast, ka katru risku, izsakot naudas un/vai laika vērtībā, iesaistītajām pusēm (arī apdrošināšanas pakalpojuma sniedzējam) ir viegli pārliecināties, vai tā puse, kura uzņēmusies risku, spēs to segt ar saviem naudas līdzekļiem tā iestāšanās gadījumā. Šim nenoliedzami būtu jābūt vienam būtiskam atlases kritērijam, pasūtītājam izvēloties iecerētās būvniecības realizētājus, jo pretējā gadījumā paveiktais darbs, izvēloties metodi, līguma veidni utt., var vainagoties ar būtiskiem zaudējumiem līdz ar pirmo apdrošināšanas gadījuma iestāšanās brīdi.

Būtiskākais, par ko vajadzētu aizdomāties šī raksta ietvaros, ir laiks un nauda. Proti, kā publiskajā  (un ne tikai) iepirkumā tiek pārvaldīti šie resursi un vai tie speciālisti, kuri atrodas darba tiesiskajās attiecībās ar pasūtītāju vienmēr patiešām ir speciālisti, kuru kompetence ir tāda, ka neatkarīgi no tā, ko plāno celt – skolu vai tiltu – viņi saprot un zina, kā to paveikt visefektīvāk? Atbildi uz šo jautājumu var rast uz statistikā par katra atsevišķa pasūtītāja realizētajiem projektiem – cik bieži pasūtītājs ir pagarinājis būvniecībai (projekta realizācijai) paredzēto termiņu un veicis papildus maksājumus attiecībā pret sākotnēji nolīgto iepirkuma summu.